Документ: будова і збірка
Документ має видиму сторінку і будову під нею: стилі, нумерацію, поля, правки, властивості файла. Будова вирішує, як документ поводиться після правки. Вона ж дозволяє асистенту або програмі зібрати той самий договір у Word, PDF чи на вебсторінці з одного набору даних за секунди. Вигляд і розрахунки будуть однакові в усіх форматах; правильність самих даних і умов це не перевіряє.
Що під сторінкою
Документ Word має текст, оформлення і будову. Стиль задає вигляд усіх абзаців одного типу. Список рахує номери пунктів. Поле показує значення, яке Word бере з іншого місця документа, наприклад номер пункту в посиланні. Два документи можуть виглядати однаково, а після першої правки поводитись по-різному.
Файл також несе те, чого не видно на сторінці: відстежувані правки, коментарі, автора і дату у властивостях. Перед передаванням документа назовні ці частини переглядають окремо.
Фільм. Два однакові на вигляд договори. Під сторінкою в них різна будова, і вона проявляється, коли змінюєш стиль заголовків або вставляєш новий пункт. Останні кадри показують, що їде разом з файлом.
Два однакові договори
Зліва номери і посилання набрано вручну, заголовки відформатовано окремо. Справа номери рахує список, посилання це поле, заголовки мають стиль. Внеси ту саму правку в обидва і подивись на результат під кожним.
Глибше: чотири звички і перевірка перед відправкою
| Замість | Використовуй | Що це дає |
|---|---|---|
| пряме форматування | стиль | одна зміна стилю міняє всі заголовки; з них будуються зміст і навігація |
| набрані номери | автонумерацію | вставка пункту перенумеровує решту |
| «див. п. 4.2» текстом | перехресне посилання | після оновлення поле показує поточний номер |
| порожні абзаци | розрив сторінки або розділу | текст не зсувається після першої правки вище |
Перед відправкою документа назовні:
- Прийми або відхили всі правки. Видали коментарі.
- Онови поля (Ctrl+A, F9) і перевір очима, що посилання ведуть на потрібні пункти.
- Перевір властивості файла інспектором документа: автор, приховані зміни, коментарі.
- Збережи надіслану редакцію окремим файлом з датою або номером у назві.
Документ з даних
Коли документ має будову, його можна не набирати, а збирати: шаблон задає текст і вигляд, а змінні значення беруться з даних. Так працюють генератори договорів, і так само асистент збирає документ, якщо дати йому дані і шаблон. Суми, ПДВ, аванс і суми прописом у такому документі обчислюються, а не набираються, тому помилки набору між ними не виникає. Якщо хибне саме вихідне значення або формула в шаблоні, помилка однаково повториться всюди.
Нижче один набір даних, зібраний у чотири формати за кілька секунд: файл Word, PDF у вигляді звичайного договору, PDF з верстки LaTeX і вебсторінка. Помилка в даних потрапить в усі чотири. Помилки набору, коли сума цифрами розходиться з прописом, у них не виникає.
Дані, з яких зібрано всі чотири
Фрагмент файла dohovir.json. Поля «totals» не вводять: їх обчислює програма з позицій товару.
Глибше: як попросити асистента зібрати документ
Асистент збирає документ добре, коли отримує три речі окремо: дані (значення полів, краще таблицею або JSON), шаблон (текст пунктів або зразок документа) і правила (які поля обчислюються, як писати суми прописом, який формат файла на виході). Асистенти, що вміють запускати код, створюють справжній файл Word або PDF, а не лише текст у чаті.
Перевіряй зібраний документ так само, як будь-який інший: значення полів з даними, похідні суми перерахунком, будову (стилі, автонумерацію, поля) відкриттям у Word. Якщо в документі щось не так, виправ дані або шаблон і збери заново, а не правь готовий файл вручну.
Детальний розбір договору на поля, похідні значення і перевірку: Договір як дані.
Перевір себе
Практика
- Виправ договір у WordВідкрий договір оренди з дефектами: ручна нумерація, заголовки без стилів, порожні абзаци, посилання на неіснуючі пункти, чужі метадані. Виправ будову і заповни картку виправлення. Повне завдання: на Toolmap.
- Збери документ з данихПередай асистенту dohovir.json і попроси зібрати договір поставки у файлі Word зі стилями заголовків і автонумерацією пунктів. Перевір: суми сходяться з даними, пропис збігається з цифрами, після вставки нового пункту нумерація перераховується.
- Зміни дані, не документЗміни в даних кількість однієї позиції і попроси зібрати документ знову. Порахуй, у скількох місцях договору змінились числа. Скільки з них ти б пропустив, правлячи вручну?
Що забрати
- Будова документа вирішує, як він поводиться після правки.
- Стиль, список і поле замість прямого форматування, набраних номерів і тексту посилань.
- Перед відправкою подивись, що їде разом з файлом.
- Документ з будовою можна збирати з даних. Похідні значення тоді рахує програма, а не людина.
Частина 2: пакет угоди
Пʼять документів однієї міжнародної угоди перед підписом. Кожен окремо виглядає нормально; треба перевірити, чи вони кажуть одне й те саме. Документи · частина 2: Пакет угоди.